Подготовка к профвизиту: пошаговая инструкция

Профилактический визит инспектора Государственной инспекции труда становится все более распространенной формой взаимодействия между надзорным органом и бизнесом. Это мероприятие направлено не на выявление нарушений с целью наказания, а на их предупреждение и консультирование работодателей. Его основная задача – стимулировать добросовестное исполнение обязательных требований и информировать организации о способах их соблюдения. Процедура может быть инициирована как самой инспекцией, так и по заявлению нанимателя, который имеет право обращаться за проведением визита неограниченное число раз. Чтобы встреча с инспектором прошла конструктивно и принесла максимальную пользу, к ней следует тщательно подготовиться.

Предварительный анализ и документирование

Начальный этап подготовки подразумевает детальное описание всех производственных и управленческих процессов. Необходимо составить четкие и понятные инструкции для персонала, который будет взаимодействовать с инспектором. Также следует систематизировать всю применяемую документацию. После этого требуется провести критическую оценку действующего порядка работы и его документального оформления. Такой самостоятельный анализ помогает выявить имеющиеся ошибки или расхождения. Возникшие в ходе этой работы сомнения в корректности ведения документации формируют первоначальный список тем для обсуждения с представителем ГИТ.

Внутренний аудит и выявление рисков

Рекомендуется провести внутреннюю проверку деятельности структурных подразделений. Эффективным инструментом для этого может стать трехступенчатый контроль. Такая методика способствует обнаружению стандартных нарушений, по которым могут возникнуть замечания со стороны инспектора. На основе полученных данных можно сформулировать дополнительный блок вопросов для консультации.

Отдельное внимание необходимо уделить изучению случаев производственного травматизма за последние несколько лет. Следует проанализировать не только серьезные происшествия, но и микроповреждения. Если выяснится, что работнику оказывалась первая помощь с использованием аптечки, но сам факт микротравмы не был учтен, это является поводом для проведения совещания с руководителями. На встрече нужно напомнить о правилах фиксации подобных инцидентов.

Формирование перечня вопросов

После сбора всей информации следует отфильтровать подготовленный список тем для диалога. На некоторые вопросы ответы могут быть найдены в процессе самопроверки. Другие относятся к прямой ответственности должностных лиц, например, отсутствие подписей в личных карточках учета выдачи СИЗ. Обсуждать такие очевидные недочеты с инспектором нецелесообразно. Итоговый перечень должен содержать вопросы, касающиеся наиболее сложных для предприятия ситуаций. Например, у нанимателей часто возникают затруднения при использовании результатов оценки профессиональных рисков для составления норм бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты.

Организационные мероприятия

Перед визитом инспектора необходимо подготовить требуемый комплект документации. К таким документам относятся трудовые договоры, локальные нормативные акты, журналы инструктажей, материалы по специальной оценке условий труда. Целесообразно выполнить следующие действия:

·         систематизировать бумажные документы;

·         подготовить к демонстрации электронные файлы;

·         провести инструктаж для ответственных сотрудников.

Организация короткого собрания для всех сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии, поможет предоставить им четкие установки и скоординировать действия.

Итоги визита и дальнейшие шаги

По результатам профилактического визита инспектор может выдать представление, если обнаружит какие-либо несоответствия. Этот документ содержит рекомендации по устранению недочетов и обязателен к исполнению. Однако он не является предписанием, поэтому наложения административных штрафов за указанные в нем пункты не происходит. Если инициатором мероприятия выступает ГИТ, уведомление о дате его проведения направляется не менее чем за пять рабочих дней. Способ оповещения инспектор выбирает самостоятельно: это может быть почтовое отправление, электронное письмо или извещение через личный кабинет на портале государственных услуг.