Как правильно подготовить должностные инструкции

Должностная инструкция – это внутренний организационный документ, который детально описывает трудовые функции специалиста. Он вносит ясность во взаимодействие внутри коллектива, определяет зону ответственности и помогает избегать трудовых споров. Грамотно составленный документ становится ориентиром как для сотрудника, так и для его руководителя.

Правовой статус документа

Законодательство не требует от большинства коммерческих организаций обязательного наличия таких инструкций. Они носят рекомендательный характер. Однако для некоторых категорий работников их формирование является обязательным. К ним относятся государственные служащие, персонал частных охранных структур и специалисты, работающие на объектах использования атомной энергии. Во всех остальных случаях решение о разработке документа принимает наниматель.

Содержание и структура

Для максимальной пользы инструкция должна иметь четкую и логичную структуру. Как правило, она включает несколько стандартных разделов, которые полностью описывают деятельность специалиста на конкретной позиции.

Стандартные разделы:

·         общие положения (порядок назначения, подчиненность);

·         перечень функциональных обязанностей;

·         права работника в рамках его компетенции;

·         требования к образованию, опыту и знаниям;

·         степень ответственности за результаты труда.

Процедура утверждения и внесения изменений

Работодатель самостоятельно определяет способ введения инструкции в действие. Она может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как отдельный локальный акт приказом руководителя. От этого зависит и порядок внесения правок. Если документ является частью договора, для его изменения потребуется заключить дополнительное соглашение. Если это автономный акт, поправки оформляются новым приказом. Следует помнить, что при любом расширении трудовых функций требуется письменное согласие самого сотрудника. Односторонние правки со стороны руководства недопустимы.

Хотя отсутствие инструкций не является нарушением, Роструд советует разрабатывать их для всех штатных единиц. Это уменьшает риски и упорядочивает рабочие процессы. Хорошей основой для их подготовки становятся профессиональные стандарты и Квалификационный справочник должностей.