Что учесть в процессе подготовки к проверке ГИТ?

Для любого бизнеса, особенно если в нем задействованы наемные сотрудники, важно быть готовым к визиту инспектора труда. Главная его задача – убедиться, что ваша компания работает в соответствии с трудовым законодательством. Один из способов, который применяют инспекторы для контроля, - использование специальных проверочных листов. Если знать эти особенности, то удастся заблаговременно подготовиться, снизив вероятность обнаружения каких-либо нарушений. Процедура планирования и проведения таких мероприятий четко регламентирована, поэтому знание своих прав и обязанностей поможет избежать неприятностей.

Плановые проверки: основания и особенности

Основанием для проведения плановой проверки является включение вашего предприятия в соответствующий график. Инспекторы используют перечень вопросов, составленный в проверочных листах, чтобы оценить соблюдение трудового законодательства. В распоряжении о проведении проверки всегда указываются данные инспектора, включая его ФИО и занимаемую должность. Работодатель заранее получает информацию о том, какие сферы деятельности будут проверяться, а также о своих правах и порядке оформления результатов проверки. График плановых контрольно-надзорных мероприятий с участием различных ведомств обычно размещается на официальном сайте Генеральной прокуратуры. Еще одним источником информации является Единый реестр контрольных мероприятий, где планы на следующий год публикуются до 15 декабря текущего года.

Стоит учитывать, что инспекция труда, как и многие другие контролирующие органы, придерживается риск-ориентированного подхода. Это означает, что все предприятия делятся на шесть категорий риска, и частота проверок напрямую зависит от присвоенной категории. Чем выше категория риска, тем чаще будут проводиться проверки.

Внеплановые проверки: когда они могут состояться?

Основания для внеплановых проверок четко определены в статье 360 Трудового кодекса РФ. Одним из наиболее распространенных поводов для внеплановой проверки является поступление информации о нарушении трудовых прав сотрудника, будь то от самого работника или от других компетентных органов, таких как Федеральная налоговая служба. Например, если вызывают сомнения данные о результатах специальной оценки условий труда, налоговики могут передать эту информацию в инспекцию труда. Также сведения о нарушениях в сфере передачи данных о трудовой деятельности в ГИТ предоставляет Социальный фонд России.

Инспекторы обязаны реагировать на все полученные сигналы о нарушениях. Кроме того, основанием для внеплановой проверки может послужить информация о нарушениях, опубликованная в средствах массовой информации. Работодатель должен быть уведомлен о предстоящей внеплановой проверке не позднее чем за 24 часа до ее начала.

Однако существуют исключительные случаи, когда проверка может быть проведена без предварительного уведомления. Это происходит, когда:

1.      Поступили жалобы от сотрудников о нарушении их трудовых прав, или имеются сведения о серьезных нарушениях трудового законодательства со стороны работодателя.

2.      Имеются данные о деятельности работодателя, которая представляет угрозу для жизни и здоровья граждан.

Понятие «вред жизни и здоровью» предусматривает многообразие нарушений, к ним относятся:

·         несоблюдение режимов труда и отдыха;

·         отсутствие или неэффективная работа системы управления охраной труда;

·         задержки выплаты заработной платы;

·         непредоставление оплачиваемых отпусков;

·         необеспечение работников средствами индивидуальной и коллективной защиты;

·         допуск к работе сотрудников, не прошедших обучение, обязательные медицинские осмотры, инструктажи, стажировки и психиатрическое освидетельствование;

·         непроведение специальной оценки условий труда;

·         отсутствие трудового договора или ненадлежащее оформление трудовых отношений;

·         невыплата или несоблюдение порядка выплаты гарантий и компенсаций за работу во вредных или опасных условиях труда.

Дополнительным поводом для внеплановой проверки в соответствии с приказом Минтруда РФ является увеличение количества несчастных случаев на производстве. Конкретные параметры зависят от среднесписочной численности работников.

Какие нарушения чаще всего выявляет инспекция?

Выделяется несколько типичных нарушений, за которые инспекторы труда чаще всего привлекают к ответственности работодателей. Среди них:

·         Нарушения при оформлении документов при приеме на работу. Многие работодатели допускают ошибки, принимая на работу лиц, не предоставивших необходимые документы, что создает определенные риски. Нельзя принять сотрудника, который еще не уволился с предыдущего места работы, или трудоустроить на должность, требующую определенной квалификации, если у претендента нет подтверждающих документов. Также недопустимо требовать от соискателей избыточные документы, не предусмотренные трудовым законодательством.

·         Неознакомление сотрудников с локальными нормативными актами. В соответствии со статьей 68 ТК РФ, работодатель обязан при заключении трудового договора ознакомить нового сотрудника под роспись со всеми локальными нормативными актами, регулирующими его будущую трудовую деятельность. Многие работодатели забывают об этой обязанности. Для удаленных сотрудников возможно ознакомление в цифровом формате. Это также допустимо для компаний, внедривших электронный документооборот. Для подтверждения ознакомления работника можно использовать лист ознакомления, который включается в общий пакет документов по локальному акту или оформляется в виде отдельного листа в специальном журнале. Некоторые компании практикуют получение заявлений от сотрудников, где прописываются все известные им локальные акты.

·         Отсутствие в трудовом договоре описания обязанностей. Помимо указания профессии и должности, в трудовом договоре должна быть четко прописана трудовая функция, то есть конкретные обязанности сотрудника. Допустимым является как краткое описание основных задач, так и ссылка на должностную инструкцию.

·         Использование унифицированного шаблона трудового договора. Такая стандартизация исключает учет специфики отдельных профессий. Например, если речь идет о курьере или экспедиторе, у которого разъездной характер работы.

·         Неполный перечень надбавок. Работодатели иногда забывают включить в трудовой договор все виды дополнительных выплат, что является нарушением.

·         Ошибки в указании оплаты труда. Если заработная плата перечисляется безналично, это должно быть отражено в трудовом договоре. Необходимо указать, что средства переводятся через кредитное учреждение, которое выбирает сам сотрудник. Это имеет большое значение, поскольку статья 136 ТК РФ ограничивает так называемое «зарплатное рабство», и компания не может навязывать работникам один банк для получения заработной платы. Отсутствие в трудовом договоре информации о выборе кредитной организации также может вызвать вопросы у инспектора.

·         Отсутствие деталей индексации зарплаты. Порядок повышения заработной платы обязательно должен быть прописан в коллективном договоре, отдельном соглашении или других документах. Необходимо указать периодичность повышения, и какая часть заработной платы будет индексироваться.

·         Приказ противоречит трудовому договору. ТК РФ требует, чтобы содержание приказов полностью соответствовало условиям трудовых договоров. К нарушениям относится включение в приказ структурного подразделения, отсутствующего в трудовом договоре. Также следует помнить, что ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу необходимо в течение трех рабочих дней с момента начала выполнения им трудовых обязанностей.

·         Неуказание точных дат выплаты заработной платы. Это обязательное условие трудового договора. При этом дата выплаты не должна быть позже чем через 15 дней с момента окончания периода, за который начислена заработная плата.

·         Нарушение сроков выплаты заработной платы. Выплаты должны производиться в сроки, указанные в трудовом договоре. Исключение – если дата выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день. В этом случае заработная плата выплачивается накануне, в последний рабочий день перед этой датой.

Обновленные правила проверок ГИТ в 2025 году

Федеральный закон № 540-ФЗ от 28.12.2024 года внес изменения в порядок проведения проверочных мероприятий. Вместо одного вида профвизита теперь предусмотрено два: обязательный и добровольный. Срок рассмотрения жалобы работодателя сокращен с 20 до 15 рабочих дней. Срок рассмотрения жалобы, касающейся решения об установлении категории риска подконтрольному объекту, составляет пять рабочих дней. Ранее не было четких требований к содержанию предписаний, теперь установлены четыре вида сведений, которые должны в них содержаться.

Контролерам дается три месяца на организацию новой проверки или профвизита, если первоначальное мероприятие не состоялось. Ранее законодательство не регулировало вопросы соглашений о ненадлежащем устранении нарушений, теперь в этом соглашении должны быть три обязательные части.

Среди других нововведений:

·         Инспекторы, осуществляющие проверку, обязаны иметь при себе QR-код, без которого их могут не допустить на территорию организации.

·         Уточнен круг лиц и порядок добровольного инициирования профвизита.

·         Уточнен порядок досудебного обжалования.

·         Увеличено количество оснований для организации проверок.

·         Расширены возможности дистанционных проверок (с использованием видеоконференцсвязи или приложения «Инспектор»).

·         Регламентированы ситуации, когда отказ от профвизита недопустим.

·         Сокращены сроки введения новых мер после отмены проверок и профвизитов.

·         Установлен перечень сведений для указания в предписаниях.

Для всех предприятий, отнесенных к умеренной, средней или значительной категории риска, мораторий на проверки продлен до 2030 года. Для образовательных учреждений, отнесенных к высокой категории риска, вместо проверок до 2030 года будут проводиться обязательные профвизиты продолжительностью 10 дней.

Инспекторы ГИТ могут проводить на предприятии профвизиты, рейдовые осмотры, инспекционные визиты и выездные проверки. Некоторые из них могут осуществляться дистанционно. Документарная проверка проводится без выезда на место.

По результатам проверочного мероприятия составляется акт, в котором фиксируется выявленное нарушение (при наличии) и указывается нормативный акт, который был нарушен. Также вносится отметка об устранении нарушения, если это было сделано до завершения проверки. При выявлении нарушений работодателю выдается предписание. Если принято решение о привлечении к административной ответственности, оформляется протокол.

Обжалование решений инспекции труда начинается с досудебного порядка в Роструде. Если жалоба не удовлетворена, работодатель может обратиться в суд.