Введена возможность заполнения журнала инструктажей в электронном формате

Начиная с 2021 года, с 1 января, в соответствии с новыми правилами охраны труда, допускается вести документооборот в области охраны труда в электронном виде. При этом должна использоваться простая электронная подпись или любой другой способ, позволяющий идентифицировать личность ответственного работника, в соответствии с нормами законодательства Российской Федерации. Это утверждение не касается предприятий, расположенных в речных и морских портах.

Стоит отметить, что Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г.) говорит о том, что если информация, которая изначально была в электронной форме, подписана простой или неквалифицированной электронной подписью, то ее можно признать электронным документом, равнозначным соответствующему документу на бумажном носителе.

Классификация электронной подписи и ее применение.
Электронная подпись (иначе ЭЦП или же ЭП), в соответствии с ФЗ, может быть простой либо усиленной.
Для подтверждения факта формирования простой ЭП нужны коды и пароли. Их иначе называют ключами ПЭП. Ключи ПЭП имеют публичную часть – например, email-адрес, номер мобильного телефона, и конфиденциальную часть – код, полученный данным сотрудником из SMS сообщения либо присланный ему по электронной почте.

Усиленную ЭП принято разделять на квалифицированную и неквалифицированную. Для получения последней требуется посетить удостоверяющий центр. На данный момент стоимость получения усиленной ЭЦП определяется формой компании и видом электронной подписи. Средняя цена для физических лиц колеблется в пределах 300-2000 руб. для одного сотрудника и в пределах 1500-20900 руб. для ИП и юридических лиц. Усиленная подпись – достаточно дорогое решение. Чаще можно встретить простую ЭЦП, поскольку она обходится дешевле.

Простая ЭП может использоваться в различных сферах деятельности:

•    при личной переписке посредством электронной почты;

•    в банковской сфере (в качестве ключа ПЭП выступает SMS-пароль или разовый пароль с чека);

•    в госучреждениях: при получении услуг посредством использования личного кабинета (для этого следует ввести уникальные логин и пароль);

•    в интернет-магазинах: продавец и клиент взаимодействуют друг с другом посредством личного кабинета;

•    при страховании: для выпуска полиса.

Участники электронного взаимодействия заключают определенные соглашения. Их прописывают либо в трудовом договоре, либо в дополнительном к нему соглашении. Там же указывают такие данный, как адрес электронной почты и номер телефона. Для признания нормативных правовых актов равнозначными документам на бумажном носителе важно соблюсти следующие условия:

•    установить правила, по которым можно будет определять лицо, подписывающее электронный документ, по его простой ЭЦП (для этого можно использовать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность);

•    соблюдать конфиденциальность лицом, которое использует ключ простой ЭП.

Таким образом, чтобы в организации можно было использовать простые ЭП для заверения документов об охране труда, должны быть разработаны такие положения:

•    соглашение об использовании простой ЭП, заключенное с каждым работником, который ею пользуется;

•    локальный нормативный акт;

•    приказ о принятии локального нормативного акта;

•    журнал (лист) ознакомления сотрудников с локальным актом и приказом.

При соблюдении всех этих условий становится доступным ведение документооборота, касающегося охраны труда, в электронном формате.