ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Что такое электронный документооборот и как он работает?

ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде без заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.

Принципы работы электронного документооборота и основные понятия

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:

• Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление, УПД или счет.
• Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
• Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
• Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.
Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

Основы электронного документооборота

Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:

• скорость работы технической поддержки клиентов;
• готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
• дополнительные возможности интеграции;
• наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО. 
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. 

Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

• уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
• гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
• следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
• делает проверку подлинности электронных подписей.

Как перейти на электронный документооборот:

1. Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

2. Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

3. Выберите оператора ЭДО

Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных.

4. Подключите контрагентов

Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно начать обмен электронными документами.