Минтруд уточнил особенности электронного документооборота в области охраны труда

05.12.2022
С марта 2023 года в области трудовых отношений начинает действовать новый порядок подготовки документации. За счет пересмотра организации данного процесса удастся исключить дублирование шести обязательных форм, которые ранее нужно было подготавливать в бумажном виде.

В министерстве труда РФ разработали единые требования, касающиеся состава и формата документов, которые необходимо подготавливать в электронном виде без последующего дублирования на бумаге. Данное нововведение разработано для того, чтобы повысить эффективность применения системы электронного документооборота и тем самым облегчить взаимодействие работодателей с государственными органами и информационными системами обмена данными.

Благодаря введению нового формата подготовки документации планируется не только усовершенствовать процессы подготовки отчетов, но и при этом не допустить повышения финансовой нагрузки на предприятия. Ведь затрачивать дополнительные средства на автоматизацию не придется.

В Минтруде пояснили, что для перехода к новому формату ведения документации предусмотрены периоды адаптации. Так работодателям удастся без спешки модернизировать имеющееся программное обеспечение и отработать основные аспекты взаимодействия с контролирующими органами.

В приказе Минтруда подробно приведена структура электронного документооборота с перечнями основных документов, приложений, описаний форматов и прочих требований. Отдельно в справочнике приводятся наименования типовых документов, которые регулируют трудовые отношения, а также указаны виды и коды групп. Разделение документов осуществляется по таким признакам, как:

•    прием на работу;

•    время работы и отдыха;

•    оплата труда;

•    образование специалиста;

•    требования по охране труда;

•    карточки с персональными данными сотрудников и т.п.

Кроме того, в перечне указаны документы, которые не потребуется дублировать в бумажном виде. К ним относятся такие формы, как:

•    заявление выплате компенсации взамен выдачи молока или иных равноценных продуктов за вредность;

•    заявление об отказе от финансовой компенсации и переходе на выдачу молока и прочих равноценных продуктов за вредность;

•    заявление об отказе в получении молока и его замене на иные равноценные продукты за вредность;

•    заявление об освобождении работника от трудовых обязанностей на время прохождения обязательной диспансеризации;

•    согласие сотрудника на получение информации о ходе расследования несчастного случая, произошедшего при работе по совместительству, для ознакомления работодателя по основному месту работы.

Подготовленный Минтрудом приказ обретет юридическую силу с 1 марта 2023 года и будет действовать вплоть до 28 февраля 2029 года.